Per inserire una fattura di acquisto dal menu principale selezionare la voce “Acquisto” e “Fatture da Fornitori e Movimenti non IVA”.
Viene visualizzato l’elenco delle fatture già inserite; per crearne una nuova premere il pulsante “Nuovo” o il tasto F3.

Prima fase: inserimento dei dati principali

Viene proposta una serie di finestre nelle quali inserire i campi di seguito descritti:

• Tipo di Documento: selezionare il tipo di fattura che si intende inserire con i tasti direzionali up/down.
  Passare alla schermata successiva con il tasto INVIO o con il pulsante “Avanti”.

• Fornitore: identificare il fornitore inserendone il codice di riconoscimento oppure selezionandolo dall’anagrafica completa utilizzando la tendina di ricerca o il tasto F1. Nella stessa schermata è possibile selezionare anche la sede (nel caso in cui la sede del fornitore sia diversa da quella presente nell’anagrafica) e l’agente responsabile dell’ordine.
  Passare alla schermata successiva con il tasto INVIO o con il pulsante “Avanti”.

• Data Documento: inserire la data del documento. Il software propone di default la data corrente, ma è possibile modificarla manualmente.
  Passare alla schermata successiva con il tasto INVIO o con il pulsante “Avanti”.

• Numero Documento Fornitore: riportare il numero di identificazione attribuito dal fornitore al documento.
  Passare alla schermata successiva con il tasto INVIO o con il pulsante “Avanti”.

• Modalità di Pagamento: indicare la forma di pagamento accordata, inserendone il codice di riconoscimento oppure selezionandolo dall’elenco delle modalità di pagamento utilizzando la tendina di ricerca o il tasto F1. Tale dato viene proposto in automatico, se precedentemente inserito durante la compilazione dell’anagrafica del fornitore.

Per confermare i dati inseriti premere il pulsante “Conferma”.
Ora è possibile passare all’inserimento dei dettagli della fattura completando i campi preposti come di seguito descritto.

Seconda fase: inserimento degli articoli

Importazione documenti

Per inserire gli articoli importandoli da ordini o DDT precedentemente inseriti, premere il pulsante “Importa Documento” o il tasto F8 al fine di visionare la schermata contenente gli ordini e i DDT creati e non ancora evasi. Selezionare gli ordini o i DDT da importare mediante la spunta del checkbox nella prima colonna a sinistra. Premendo poi il pulsante “Importa Documenti” o il tasto F12, Edi-Max importa i dettagli degli articoli dall’ordine/DDT alla fattura. Se sono stati inseriti ordini/DDT a nome del fornitore del quale si sta inserendo la fattura, il software propone in automatico l’importazione di tali documenti.
È necessario verificare che i dati importati a video corrispondano a quelli riportati nella copia cartacea del documento; se necessario apportare le modifiche variando i dati inseriti nei campi o eliminando le linee importate in eccesso.
Va precisato che gli ordini/DDT evasi parzialmente potranno essere importati in altre fatture.

Inserimento manuale degli articoli

Per inserire gli articoli bisogna posizionarsi sulla griglia in centro allo schermo, nella sezione “Articoli” e compilare i dati necessari:

• RDO: selezionare la commessa associata all'articolo digitando il codice di riconoscimento oppure selezionandola dall’elenco con la tendina di ricerca o il tasto F1.
• Descrizione: descrizione dell’articolo oggetto della fattura. In caso di nuovo articolo, inserire manualmente la descrizione completa nella griglia che si trova nella parte inferiore della schermata.
• Unità di misura: inserire l’unità di misura dell’articolo inserito.
• Quantità: inserire la quantità (di valore positivo o negativo) con al massimo 4 decimali.
• Prezzo unitario: inserire l’importo unitario dell’articolo (di valore positivo o negativo) con al massimo 4 decimali.
• Sconti in percentuale: è possibile inserire fino a tre sconti calcolati automaticamente in successione.
• Aliquota IVA: selezionare il regime di aliquota IVA cui sono soggetti gli articoli digitando il codice di riconoscimento oppure selezionandolo dall’elenco delle aliquote I.V.A. utilizzando la tendina di ricerca o il tasto F1.
• Contropartita C: selezionare la contropartita associata all'articolo digitando il codice di riconoscimento oppure selezionandola dall’elenco utilizzando la tendina di ricerca o il tasto F1 (tale campo è obbligatorio solo se è attiva la sezione Co.Ge.).

Scorrere le rimanenti colonne con il tasto INVIO sino a posizionarsi sulla linea successiva (ogni linea definisce un articolo) e ripetere le operazioni sopra indicata fino all’inserimento di tutti gli articoli.

Inserimento degli articoli dal relativo elenco

Nel caso in cui si debbano inserire nella fattura degli articoli presenti all'interno dell'elenco è necessario posizionarsi all'interno del campo "Descrizione", premere il tasto F1 e selezionare l'articolo da inserire nel documento. Il software riporta nella griglia della fattura tutti i campi presenti all'interno dell'anagrafica; procedere poi a compilare i campi mancanti, quali ad esempio l'unità di misura, la quantità, il prezzo unitario, gli sconti in percentuale, l'aliquota Iva. Se l'articolo richiesto non è presente nell'elenco, è possibile crearlo premendo il pulsante "Nuovo Articolo" e compilare tutti i campi necessari.

Inserimento di una linea descrittiva

Nel caso in cui si debba inserire nella fattura una linea descrittiva, è necessario posizionarsi all'interno del campo "Descrizione", cliccare col tasto destro del mouse e selezionare "Inserisci linea descrittiva": viene visualizzata una schermata nella quale inserire la linea descrittiva; per salvare l'operazione premere il pulsante "OK".

Inserimento di un prodotto fuori magazzino

Nel caso in cui si debba inserire nella fattura un prodotto fuori magazzino (non presente quindi nell'anagrafica), è necessario posizionarsi all'interno del campo "Descrizione", cliccare col tasto destro del mouse e selezionare "Inserisci prodotto fuori magazzino": viene visualizzata una schermata nella quale compilare i campi necessari a configurare l'articolo:

• RDO: inserire, nel campo opportuno, il codice della commessa oppure ricercarlo attraverso la tendina di ricerca o il tasto F1.
• Descrizione: inserireuna descrizione dell'articolo fuori magazzino.
• Unità di misura: inserire l'unità di misura dell'articolo.
• Quantità: inserire la quantità dell'articolo.
• Prezzo unitario: inserire il prezzo unitario dell'articolo.
• IVA: inserire, nel campo opportuno, il codice dell'aliquota IVA oppure ricercarlo attraverso la tendina di ricerca o il tasto F1.

Nascondere la descrizione di un articolo nella stampa

Nel caso in cui si debba nascondere la descrizione di un articolo nella stampa del documento, è necessario posizionarsi all'interno del campo "Descrizione" in corrispondenza della riga dell'articolo, cliccare col tasto destro del mouse e selezionare "Nascondi la descrizione di questo articolo nella stampa": in questo modo nella stampa della fattura non compare la descrizione dell'articolo selezionato.

Terza fase: salvataggio e stampa della fattura

Per confermare il documento utilizzare il pulsante “Salva & Chiudi” o il tasto F12.
Il programma esegue un controllo di validità dei dati inseriti informando l’utente degli eventuali errori mediante un avviso testuale ed evidenziando di colore rosa i campi incompleti. Nel caso in cui il controllo abbia avuto esito positivo il software assegna al documento un numero di protocollo progressivo ed univoco, che è possibile modificare manualmente.

Dopo aver salvato la fattura (se è attiva la funzione che collega la contabilità analitica alla contabilità generale), il programma chiede di registrarla in contabilità. Per effettuare la registrazione vedere la sezione "Collegamento tra Contabilità Analitica e Contabilità Generale".

Per stampare premere il pulsante "Stampa" o il pulsante F5 (se necessario selezionare anche il report di stampa desiderato): viene proposta l'anteprima di stampa della fattura; è possibile stampare il documento attraverso il pulsante "Stampa".

Modifica di una fattura di acquisto già registrata in Co.Ge.

È possibile modificare una fattura già registrata in contabilità. Per prima cosa è necessario visualizzare la schermata del documento da modificare e premere il pulsante "Modifica documento registrato"; apportare poi le modifiche necessarie e salvare il documento. Per sovrascrivere la registrazione contabile premere il pulsante "Sovrascrivi Co.Ge."; nel caso in cui il documento sia asssociato a ratei o risconti, tale funzione consente di mantenere memorizzate le relative scritture.